パソコンで文書を作る時、私はオフィスソフトを利用しています。ちょっとした私事であればメモ帳などで済ませることも多いですが、仕事など公的な場面で使う文書は、体裁にも気を使うもの。ただのメモ帳では変更不可能です。
また画像やグラフなどの追加、データの状態での共有しやすさ、プレゼンテーションなどに使えるなど、オフィスソフトならではの特徴もあります。今回は、そんなオフィスソフトについて紹介します。
目次
オフィスソフト（オフィスアプリ）とは
オフィスソフトは文書作成だけが機能ではありません。オフィスという名前からも想像できるように、ビジネスにおいて役立ついくつかの機能をソフト化した商品であり、その総称でもあります。主な内容は文書作成、表計算、プレゼンテーション、メール管理など。
メジャーなMicrosoftOfficeの場合は、
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
と言った名称が付いています。
また、文書作成ソフトに表計算の図を挿入したり、プレゼンにおいて資料として文書を用意する、各ファイルをメールに添付できるなど、ソフト同士が相互に役立つ関係であるのことも特徴です。
無料で使えるオフィスソフト（フリーオフィスソフト）とは？
オフィスソフトは高額でどうも・・・という方のために、無料で使える人気のオフィスソフト、フリーオフィスソフトをご紹介しましょう。
OpenOffice.org
無料でありながら、オフィスで主流のWordやExcel、パワーポイント等と互換性がある便利なソフト。
表計算ソフト（Calc）・ワープロソフト（Writer）・プレゼンテーションソフトがパッケージとなっており、どのソフトも家庭用・ビジネス用のどちらにも十分対応できる機能を備えています。
対応しているOSは、Windowsはもちろんのこと、Mac、Linuxにも対応している優秀なソフトです。
LibreOffice
こちらの無料ソフトもおすすめ！
ワードプロソフト（Writer）、表計算ソフト（Calc）、プレゼンテーションソフト（Impress）、ドローイングおよびフローチャートソフト（Draw）、データベースソフト（Base）、数式編集ソフト（Math）と、オフィスワークのほぼ全てをこなせる内容となっています。互換性のあるソフトは先に紹介したOpenOffice.orgと同様で、Microsoft® Word、Excel、PowerPoint等。
対応しているOSもWindows、Mac、Linux。
このソフトが素晴らしいのはオープンソースソフトウェアということ。多くの人が無料で使用することにより、バグを修正したり、機能を追加したりということが自由にでき、日々進化し続けるソフトであるといえます。
ソフトを使用しながら気づいたことは運営局にフィードバックすることもできるため、もしかすると自分の意見が、ソフトに反映してもらえることもあるかも！
オフィスソフトを選ぶときのポイント
これからオフィスソフトを購入する場合は、以下の点に注意して選ぶとスムーズです。
自分のパソコンで使えるか
大前提として、オフィスソフトを使う予定のパソコンに対応しているかが挙げられます。特に注意したいのがOSの種類とバージョン。
オフィスソフトが最新のものであれば、古いパソコンの機種に対応していない可能性が高いですし、反対にOSのバージョンが最新で、古いオフィスソフトは使えないケースがあります。
加えてMicrosoftのWindowsや、AppleのMacOSなど、特定のOSでのみ使えるオフィスソフトも存在。オフィスソフトの機能をチェックする前に、対象機器は忘れずに見てください。
| メーカー | 対応OS |
|---|---|
| Microsoft | Windows |
| Apple | MacOS |
どの機能が必要か
またオフィスソフトは上でも挙げたように、複数のソフトがまとまったものです。もちろん全てのソフトが入ったセット版を持っていると便利ですが、仮に仕事用ではなくプライベートでメール機能だけ欲しいという人には宝の持ち腐れ。無駄にコストがかかってしまいますし、パソコンの容量もたくさん必要です。
今後も使わないとわかっているソフトがあるなら、その不用なソフトが入っていないセットや、必要なソフトだけを単品で購入しましょう。
インターネットブラウザやクラウド利用が可能か
もし仕事用として使うなら、重視したいのがインターネット接続で複数のパソコンからアクセスできる機能です。ソフトやアプリではなくインターネットブラウザを介して利用したり、インターネット上にデータを保存することができます。
逆に言えばオフライン（＝インターネット接続なし）で利用することはできません。しかし仕事を自宅に持ち帰ったり、反対に自宅で作成したデータを、USBなどの記録媒体に移す手間なく会社で利用するのに便利です。
販売形態で選ぶ
オフィスソフトを買い求める場合、以前はパッケージソフトを買い求め、CD、DVDといった記録媒体からパソコンにインストールするという形態が主流でした。最近ではオンラインでパソコンに直接ダウンロードできる購入方法も一般的となっています。そこで、販売形態別にどういった特長があるのかをお話ししたいと思います。
以下、それぞれの購入方法についてメリット・デメリットを踏まえたうえで、自分に適している購入方法でオフィスソフトをお求めになると良いでしょう。
パッケージ版
従来からあるショップに出向いてソフトを購入する方法。記録媒体を自分のパソコンにセットしてインストールするため、短時間でソフトをパソコンに取り込むことができ、パソコン買い替えの際には再インストールしやすいというメリットがあります。
また、紙ベースのマニュアルがついているので、操作等わからないことを調べやすいというのもアナログ世代には便利に感じる点。
デメリットとしては価格が高いこと、購入したソフトのパッケージ一式を保管するスペースが必要であること等があります。
ダウンロード版（オンラインコード版）
ダウンロード版は、ショップに出向くことなく、ネット上からソフトをパソコンにダウンロードして購入するという方法です。
パッケージ版よりも価格が安く、その場ですぐにパソコンにセットアップできるというメリットがあります。また、余計なパッケージがないので保管スペースも必要がありません。
デメリットとしては、ネット環境がなければ購入できず、ダウンロードの際には通信環境によって時間がかかってしまうという点。また、認証キーが電子メール等で送られてくるため、誤って破棄しないようにきちんと管理しなければなりません。
Microsoftとの互換性の重要さ
オフィスソフトはMicrosoftだけではありません。値段や機能などメーカーごとに違いがあるので、気に入ったものを使うのがベストです。
しかしもしMicrosoft以外のオフィスソフトを選ぶなら、Microsoftのオフィスソフトでも閲覧や編集が可能な互換性を持っている商品は条件に加えたいところ。
というのも、仕事の同僚や取引相手がこちらのデータを確認した際、互換性がなければ文字化けやレイアウトの崩れによって、正確な内容が把握できなくなるためです。表計算ソフトの場合は、関数の再現が不可能で、結果が表示されなかったり、間違った回答になることもあります。
ただ閲覧するだけなら互換性がなくても問題はないのですが、特にビジネス面においては内容はもとより表現も重視するはず。無論、相手もMicrosoft以外のオフィスソフトを利用している可能性はありますが、シェア率も高いMicrosoftは互換性の対象になっているオフィスソフトも多く、ミスを防ぎやすいんです。
実際に使ってよかったオフィスソフトおすすめランキング2選
複数あって迷っているなら、まずは以下のオフィスソフトからはじめてみることをおすすめします。あくまで個人的なポイントではありますが、魅力的な機能が多いです。
第2位 KINGSOFT Office
まずはKINGSOFTのオフィスソフト。OSはWindows向けで、7から10まで対象です。MicrosoftOfficeとの互換性もあり、2007以降のオフィスソフトとは拡張子（.docなど）も共通で使いやすいのが魅力。
今までMicrosoftOfficeを使っていた人も乗り換えやすいです。またパソコンだけでなく、スマホやタブレットにも利用できるマルチライセンス付き。資料を通勤中にスマホでチェックすると言った使い方が可能です。
MicrosoftにおけるOutlookがないのが唯一のデメリットですかね。
第1位 Microsoft Office 365 Solo
問題がなければ、やはりベストはMicrosoftですね。MicrosoftOfficeにもいくつか種類があり、以下でも触れていますが、個人的にはOffice365が便利だと思います。
OSはWindowsだけでなくMacにも対応。ソフトはWord、Excel、PowerPoint、Outlookのほか、メモやノート作成に便利なOneNote、DTPソフトのPublisher、データ管理に適したAccessなど豊富。
さらにオンライン上での保存が可能なOneDriveを1TB分もらえたり、複数人での作業やペン入力、操作アシストなど、初心者から上級者まで使いやすい内容です。
【Windows対応】オフィス用ソフトランキングTOP4
第4位 ソースネクスト Thinkfree office NEO
1つ目はソースネクストのオフィスソフトです。MicrosoftやKINGSOFTに比べると安価なので、手軽に試してみたい人にはおすすめ。
文書作成、表計算、プレゼンの3つの機能が利用でき、MicrosoftのWord、Excel、PowerPointとの互換性もあり。KINGSOFTと同じく拡張子も共通しています。ファイルのpdf化や、鮮やかなクリップアートが備わっているのも魅力です。
第3位 KINGSOFT WPS Office Gold Edition
3位はKINGSOFTからちょっと豪華なGold版。対象OSはstandardと同じくWindows7から10まで。文書作成、表計算、プレゼンのソフトでMicrosoftとの互換性ありなど基本的な要素は共通しています。
Gold版だけの特徴としては、フォントの種類の増加。Microsoft版に合わせたフォント11種類と、独自に12種類の書体が追加されているため、文字だけで差をつけたいならおすすめです。
第2位 Microsoft Office Personal 2016
PersonalはMicrosoftのオフィスソフトのうち、Word、Excel、Outlookがセットになったバージョン。MicrosoftOfficeの場合は、セットの組み合わせが複数あるのも魅力ですね。PowerPointを使わないという方にはおすすめ。
1つでパソコン2台までライセンス取得ができるので、家族と共有したり、自宅用と会社用で使うこともできます。
第1位 Microsoft Office Home and Business 2016
出典: Amazon.co.jp
ベストはHome and Business版。セット内容はWord、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNoteで、仕事向けとしてはもちろん、プライベート用や学生さん向けとしてもおすすめ。
共同編集機能が備わっていて、チームやグループでの資料作成が可能。またインク機能により、手書きや棒線によるテキスト削除と言った文書の修正が容易になっています。手書きに反応してくれるので、複雑な計算式や難解な漢字の入力にも便利。
3Dマップ機能や操作アシストなど、サポートも充実しています。
【Mac対応】オフィス用ソフトランキングTOP4
第4位 マグレックス Macのオフィス Rex Office 2014 Professional for Mac
Rex Officeの魅力は、他社製品ながらMicrosoftOfficeに近い画面が表示され、今までMicrosoftOfficeを使っていた方にもなじみやすいところです。ウェブダウンロードではなくCD-ROM形態ゆえ、CDドライブのないパソコンに読み込む際は別途外付けドライブを用意するのをお忘れなく。
Wordのほか、ExcelとPowerpointに相当するソフトが入っており、もちろんMicrosoftOfficeで作られたファイルも閲覧・再編集が可能です。ただしMicrosoftOffice2010版の拡張子（docx）などは、閲覧と編集はできても保存ができない点に注意。
編集した文書ファイルを相手に返す必要がある場合は、相手が閲覧可能な拡張子で保存してください。
第3位 ソースネクスト Polaris Office for Mac
ソースネクストのPolaris OfficeもMacに対応しています。パッケージ版だけでなくダウンロード版も選べますから、CDドライブのないパソコンの方にもおすすめです。内容は4位同様WordとExcel、Powerpointに対応。またPolaris Driveとの連携により、オンライン上にファイルを保存することもできます。
ちなみに対応のMacOSは、Sierra(10.12)及び、X El Capitan(10.11)、X Yosemite(10.10)です。適宜アップデートなども行われているようですが、対応外OSやほかのパソコン環境によっては使いづらいと感じることもある点に注意しましょう。
第2位 Microsoft Office Home & Student 2019 For Mac
出典: Amazon.co.jp
MicrosoftOfficeであっても、Macに対応した商品があります。2019年版のWordとExcel、PowerPoint、そしてOneNoteの利用が可能。もちろんオンラインでのダウンロードが選べます。
他メーカーのオフィスソフトに比べ、やはり本家？だけあって値段は高めですが、ライセンスが永続かつパソコン2台まで適応できます。家族のパソコン用にしてもいいですし、自分がパソコンを買い替えた場合に取っておくのもよいですね。
ちなみにバージョンにはOutlookもあるAcademicも存在。状況に応じて適した方を選べます。
第1位 Microsoft Office Home & Business 2019
出典: Amazon.co.jp
1位にはStudentではなくBusiness版をチョイス。Outlookが入っているので、2位で触れたAcademicに近いです。オンライン上でのダウンロード可能で、ソフト1つにつき2台のパソコンまで対応、永続ライセンスである点も共通しています。
Home & Studentに比べると値段はやや高めですが、仕事で使うなど使用頻度が高いならおすすめ。
機能面では、「実際に使ってよかったランキング」のところで触れている365（Macも対応）の方がクラウドやSkype対応など利便性はありますが、オフィス関連ソフトのみでよい、3年ぐらいは使い続けるという方にはHome & Business 2019の方が向いていますしコスパも良いです。
オフィス用ソフトの売れ筋ランキングもチェック！
なおご参考までに、オフィス用ソフトの売れ筋ランキングは、以下のリンクから確認してください。
Amazon売れ筋ランキング 楽天売れ筋ランキング Yahoo!ショッピング売れ筋ランキング
オフィスソフトで事務仕事もスマートにこなそう
オフィスソフトと一口に言っても、内包している機能は様々。メーカーによっても細かい部分が異なるので、初めての方も、既に利用している方も使いやすさを比べてみてはいかがでしょう？
ビジネスはもちろん、プライベートでも役立つオフィスソフトで、面倒な事務仕事をスマートに片付けてしまいましょう。